Uutiset



11.09.2018, 14:02


KUUSI VINKKIÄ TULOSTUSYMPÄRISTÖN OPTIMOINTIIN


Onko toimistossa tulostaminen yhtä kaaosta? Onko tulostimia liian vähän tai liian paljon suhteessa käyttäjämäärään? Tietääkö kukaan, kuinka paljon laitteilla tulostetaan? Jos pulssi alkoi kohoamaan jo näiden kysymysten kanssa, niin miten käy verenpaineen, kun lisätään kierroksia vielä vähän lisää: Kuka teillä tietää, mihin laitteeseen mikäkin värikasetti sopii? Mistä uusia saa ja kuka ne tilaa? Mihin käytetyt värikasetit toimitetaan? Entä kenelle kuuluu tulostinten huoltaminen?


 

Kuusi vinkkiä tulostusympäristön optimointiin

Onko toimistossa tulostaminen yhtä kaaosta? Onko tulostimia liian vähän tai liian paljon suhteessa käyttäjämäärään? Tietääkö kukaan, kuinka paljon laitteilla tulostetaan?

Jos pulssi alkoi kohoamaan jo näiden kysymysten kanssa, niin miten käy verenpaineen, kun lisätään kierroksia vielä vähän lisää: Kuka teillä tietää, mihin laitteeseen mikäkin värikasetti sopii? Mistä uusia saa ja kuka ne tilaa? Mihin käytetyt värikasetit toimitetaan? Entä kenelle kuuluu tulostinten huoltaminen?

Ja paljonkohan tähän kaikkeen sähläämiseen loppupeleissä oikein meneekään aikaa ja rahaa?

Eroon piilokustannuksista – säästöjä jopa 60%

Asiakirjojen käsittely ja tuottaminen aiheuttaa vuositasolla usein paljon luultua suuremmat kustannukset. Asiantilan syyssä on merkittävä säästömahdollisuus. Tulostus- ja dokumentointijärjestelmän asiantunteva hallinnointi on kustannustehokkaan asiakirjakäsittelyn keskiössä.

Laiteinvestoinneissa, tarvikkeissa ja tulostimiin/monitoimilaitteisiin liittyvissä palveluissa voi jo sinällään olla varaa säästää. Tulostamisen kokonaiskustannuksista jopa 60 % voi kuitenkin muodostua pelkistä piilokustannuksista. Tällaisia ovat hallinto ja ylläpito, energian kulutus, asiakirjojen käsittely sekä tukipalvelut.

Näiden piilokulujen arviointiin ei tarvitse liittyä mitään mystiikkaa. Toistaiseksi liian vähälle huomiolle jäänyt liiketoimintaprosessien osa-alue, asiakirjojen tuottaminen, on helposti ja kattavasti hallittavissa näiden kuuden vinkin avulla:

1. Kartoita. Kartoita nykyinen laitekanta ja -ympäristö, analysoi sen rakenteet ja menettelytavat. Tutki laitteiden kunto. Haastattele lisäksi käyttäjät toimintatapojen ja tarpeiden selvittämiseksi.

2. Dokumentoi kohdan 1 tulokset. Dokumentointi sisältää tiedon laitteista kustannuksineen, niiden käyttömäärät ja -asteet, käyttäjien toiveet ja tarpeet, ja jopa laitesijoittelut pohjapiirustuksessa.

3. Tee kehityssuunnitelma. Optimaalinen toimenpidekokonaisuus tehdään nykytilan taloudellisen, teknisen ja työympäristön analyysien pohjalta, ts. kohtien 1 ja 2 perusteella. Kehityssuunnitelmassa ehdotetut toimenpiteet tähtäävät erityisesti kustannussäästöihin ja tehokkuuden kasvattamiseen.

4. Toteuta. Sovita yhteen laitteet ja järjestelmät. Valmistele ja asenna ohjelmistot. Varmista, että lopputulos on kohdennettua ja tavoitteellista. Huomioi myös laitteiden mahdollinen uudelleenkäyttö ja kierrätys.

5. Ylläpidä. Asiakirjanhallinta on jatkuva mutta myös muuttuva prosessi. Valvo tulostusympäristöä, mielellään seurantaohjelmalla. Reagoi muutostarpeisiin. Estä käyttökatkot ja toimintahäiriöt. Varmista, että tuki on ongelmatilanteissa käytettävissä.

6. Kehitä. Säännöllinen raportointi yksityiskohtaisine analyyseineen ja käyttäjätyytyväisyyskyselyineen tuottaa hyvän pohjan kehitystoimenpiteille. Niillä optimoinnista saadaan jatkuvaa ja kulloisiakin tarpeita parhaiten palvelevaa.

Dokumentintuotannon kokonaiskustannusten pienentäminen tehostaa liiketoimintaa

Yllä olevalla kuuden kohdan vinkillä on kuvattu Toshiban hallittu tulostuspalvelu, Toshiba MDS (Managed Document Services). Sen ytimessä on ajatus palvelusisältöjen ja toimintatapojen yhtenäistämisestä. Näin päästään eroon tarvekohtaisesti hankituista ja siksi pirstaloituneista tulostympäristöistä, jotka koostuvat yksittäisistä tuotteista ja palveluista.

Hallitun tulostuspalvelun eri osat muodostavat tuottavan kokonaisuuden, joka
1. vähentää tulostuskustannuksia
2. tekee asiakirjojen tuottamisesta hallitua
3. optimoi toimintatavat

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä ICT-myynti puh. 05-7403139 & yhteydenottolomake

Artikkeli on julkaistu alunperin Toshiba Tec Nordicin blogissa.

 

Aukioloajat:
 
Myymälä avoinna: 
ma-pe 8.30 - 17.00


Yhteystiedot 
E. Kylmälä Oy
Kauppalankatu 33
45100 Kouvola

Postiosoite
PL 200
45101 Kouvola

Puhelin 05 -7403100
Tarvikemyynti 05 -7403131
ICT-myynti 05- 7403139
Huolto 05 - 7403138

Sähköposti: myynti[at]kylmala.fi

WhatsApp (myymälä) 044 040 3140

Chat-palveluun vastaa oma henkilökunta